Regulamin zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.

 § 1. Przez użyte w regulaminie określenia rozumie się:

1. działania następcze - działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procesu przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;

2. działania odwetowe - to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa zgłaszającego lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę zgłaszającemu;

3. informacje na temat naruszeń - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Przedsiębiorstwie, z którym zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

4. kontekst związany z pracą - obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których, niezależnie od charakteru tych działań, osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;

5. naruszenie - działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem;

6. osoba dokonująca zgłoszenia - osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;

7. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia - osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

8. osoba, której dotyczy zgłoszenie - osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;

9. zgłoszenie - przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy;

10. Przedsiębiorstwo – Przedsiębiorstwo Gospodarowania Odpadami w Płocku Spółka z o.o.

11. Pełnomocnik - Pełnomocnik Pracodawcy ds. Zgłaszania Naruszeń.

§ 2. Przedmiotem zgłoszenia mogą być w szczególności:

1. naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;

2. naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;

3. naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;

4. działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itd.,;

5. naruszenia mające na celu pranie pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu;

6. naruszenia bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

7. działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach 1 – 7.

§ 3. 1. Za zapewnienie wdrożenia regulaminu, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszego regulaminu odpowiada Pracodawca.

1. Pełnomocnik Pracodawcy ds. Zgłaszania Naruszeń realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:

1. przyjmowanie zgłoszeń;

2. prowadzenie rejestru zgłoszeń;

3. zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia nie anonimowego tj. prowadzenia postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, powoływania zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy;

4. spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności udzielenie odpowiedzi;

5. zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia;

6. zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań;

7. prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń oraz propagowania postawy obywatelskiej odpowiedzialności;

8. uzgadnianie wniosków o rozwiązanie umowy o pracę z inicjatywy Pracodawcy – udzielanie informacji o przysługującej ochronie  związanej z działaniami sygnalizacyjnymi.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych współpracują z Pełnomocnikiem w zakresie:

1. monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników;

2. wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych zgłoszeniu/sygnalizacji;

3. zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.

3. Pracownicy, w szczególności:

1. na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości;

2. udostępniają niezbędne wyjaśnienia i nieprawidłowości;

3. w kontaktach wewnętrznych prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu nieprawidłowościom.

§ 4. 1. Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w Przedsiębiorstwie.

1. za pomocą poczty elektronicznej na adres: zgloszenia@pgoplock.pl w zaszyfrowanym pliku; szyfr do pliku jest przekazywany pracownikowi osobiście lub telefonicznie (np. sms) pod numerem telefonu 798 380 360;

2. w formie listownej na adres: Przedsiębiorstwo Gospodarowania Odpadami w Płocku Spółka z o.o., 09-400 Płock, ul. Przemysłowa 17 z dopiskiem na kopercie, np. „zgłoszenie nieprawidłowości”, „Pełnomocnik Pracodawcy ds. Zgłaszania Naruszeń – do rąk własnych” na formularzu zgłoszenia (stanowiącym załącznik nr 1 do regulaminu);

3. osobiście lub telefonicznie do Pełnomocnika, który dokumentuje zgłoszenie w formie wstępnej karty zgłoszenia (stanowiącej załącznik nr 1 do regulaminu).

2. Zgłoszenie ma charakter poufny tj. osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości tylko Pełnomocnikowi.

3. Regulamin wewnętrzny nie obejmuje przyjmowania zgłoszeń anonimowych.

§ 5. 1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

1. dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

2. datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia;

3. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

4. opis nieprawidłowości oraz daty ich zaistnienia.

2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

§ 6. 1. Zgłoszenia, o których mowa w § 4, rejestrowane są przez Pełnomocnika, zgodnie ze wzorem rejestru określonym w załączniku nr 3 do regulaminu. W przypadku zgłoszenia zawierającego dane osobowe osoby dokonującej zgłoszenia Pełnomocnik w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

2. Pełnomocnik dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.

3. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.

4. Wyniki przedstawiane są w terminie do 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

§ 7. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, w szczególności, może zostać uznane za:

1. zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania:

2. bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

§ 8. 1. Ochronie podlegają osoby ,które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłoszenie nieprawidłowości.

2. Osoby , o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

§ 9. 1. Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonywaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

2. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 Pracodawca, w szczególności:

1) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu z zastrzeżeniem § 10;

2) doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.

3. Działania, o których mowa w ust 2. pkt 1 obejmują przede wszystkim:

1) ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.

2) odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;

3) ukarania osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem pracy.

§ 10. Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

§ 11. Przepisy niniejszego regulaminu podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.

§ 12. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających prawa Unii, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.

Pliki do pobrania

• Załącznik nr 1 - Formularz zgłoszenia naruszeń prawa
• Załącznik nr 2 - Wstępna karta zgłoszenia
• Załącznik nr 3 - Rejestr zgłoszeń przypadków nieprawidłowości
• Załącznik nr 4 - Potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości
• Klauzula informacyjna RODO